Nhu cầu số hóa tài liệu đang ngày một cao. Tuy nhiên, với nhiều doanh nghiệp, chi phí đầu tư ban đầu để số hóa tài liệu cũng là một vấn đề khó khăn đặc biệt là đối với các tài liệu khổ lớn từ A3 trở lên.
1. Các vấn đề thường gặp khi scan tài liệu của các doanh nghiệp
Tài liệu tại các doanh nghiệp phần lớn là khổ giấy A4, tuy nhiên, các tài liệu A3 cũng vẫn có và nó vẫn là các tài liệu quan trọng. Chẳng hạn như một hồ sơ về đất đai hầu hết là kích thước giấy A4 chủ yếu (sổ đỏ) có khổ A3; hoặc bộ bản vẽ thiết kế, xây dựng cũng khổ A3, ...
Để đầu tư một máy quét khổ A3 chi phí rất tốn kém. Ví dụ, nếu bạn chọn loại máy có scan A3 mặt phẳng giá thấp nhất cũng vào khoảng 10.000.000đ / máy còn đối với máy có khay giấy cuốn tự động, giá khoảng chi phí bỏ ra ít nhất là 55.000.000 đồng / máy. Ngoài ra, các đặc điểm chung của các máy quét loại A3 là rất cồng kềnh và chiếm diện tích không gian hơn.
Như vậy, nếu nhu cầu scan tài liệu A3 không phải nhiều, chi phí để đầu tư không quá lớn, hoặc không có ngân sách đầu tư, bạn hoàn toàn có thể sử dụng giải pháp dưới đây.
2. Giải pháp số hóa tài liệu scan khổ A3 bằng máy scan khổ A4
Giải pháp này sẽ giúp bạn sử dụng một máy scan khổ A4 nhưng có thể scan cả tài liệu A3, như tiêu đề, bản vẽ ...
Nguyên tắc hoạt động nhờ việc tận dụng tính năng scan 2 mặt và nối file ảnh của máy scan A4 như ảnh dưới:
Người dùng sẽ gấp đôi khổ giấy A3 và nhét vào một tờ bóng kính mỏng đi kèm máy scan (đối với máy scan plustek, scan kodak) hoặc mua ngoài, sau đó cho vào máy scan bình thường.
3 . Ưu điểm của giải pháp số hóa tài liệu này
- Chi phí thấp: tất nhiên, bạn tận dụng được ngay chiếc máy scan A4 hiện có của mình và có thể số hóa tất cả các tài liệu A3.
- Chỉ mất 3 giây tài liệu khổ A3 sẽ ngay lập tức sẽ có file scan dạng PDF, JPEG, TIFF,…được scan, mà không qua bất kỳ phần mềm hay thao tác bất kỳ ghép ảnh.
- Chất lượng hình ảnh tuyệt vời, không khác bất kỳ loại máy scan A3 chuyên dụng khác.
- Hoạt động đơn giản, không rườm rà phức tạp.
- Nhỏ gọn, không lãng phí không gian bàn làm việc.
Để biết thêm các thông tin về máy scan hay các giải pháp khác của số hóa tài liệu. Vui lòng liên hệ Trang Nguyễn để được tư vấn miễn phí.
Cty Trang Nguyễn
Về trước
Gởi email cho bạn bè
In ấn
